Cambiano le regole per quanto riguarda la gestione del condominio. Il Garante per la Protezione dei dati personali ha predisposto una breve guida alla luce della recente riforma approvata dal Parlamento “Modifiche alla disciplina del condominio negli edifici”, in vigore da giugno 2013, con riferimenti pratici e regole di comportamento per il corretto uso dei dati personali. In questo modo sarà più semplice sapere di quali diritti e doveri si gode e quali sono le modalità per rispettarli.
IL RUOLO DELL’AMMINISTRATORE
L’amministratore di condominio ha il compito di far conciliare la trasparenza della gestione comune e il diritto della privacy. La sua presenza è obbligatoria quando ci sono più di 8 condomini, resta in carica per due anni (salvo rinnovo) e deve aver frequentato un corso di formazione specifico. Ha l’obbligo di comunicare e mettere all’ingresso dell’edificio i suoi dati anagrafici, professionali, codice fiscale e, se si tratta di una società, la sede legale. Per non fare andare in escandescenza nessuno e non risponderne legalmente deve ricordare di poter utilizzare e conservare «solo le informazioni personali dei condòmini pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni». Di queste fanno parte dati anagrafici, indirizzi dei condòmini, dati riferiti alle quote millesimali di proprietà ed eventuali dati necessari al calcolo delle spese condominiali.
DATI PERSONALI
È assolutamente vietato riportare «vicino a nomi di condòmini o inquilini annotazioni personali quali «“single”, “non verrà all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”». Se vengono utilizzati dati riferiti a soggetti terzi è bene che siano informati. L’amministratore può utilizzare i numeri telefonici di inquilini o condòmini se questi sono già inseriti in elenchi pubblici (pagine bianche o gialle) o se è stato il soggetto stesso a fornirli e a dare il suo consenso. Da evitare chiamate in orari particolari, per questioni ordinarie, se non in casi di estrema urgenza. I dati santitari o sensibili dei condòmini vanno utilizzati solo ai fini dell’amministrazione del condominio come, ad esempio, se si subiscono danni negli spazi condominiali. Anche in questi casi è necessaria una cautela per tutelare la dignità del soggetto.
ASSEMBLEA
In alcuni casi possono partecipare all’assemblea anche non condòmini. È il caso dei tecnici o addetti a lavori di manutenzione. Se amministratore e inquilini lo ritengono opportuno possono chiedere a queste persone di allontanarsi dall’assemblea al termine della questione che li riguarda. Viene limitato l’uso eccessivo della delega: se i condomini sono più di 20, un singolo partecipante all’assemblea non può rappresentare più di 1/5 dei condomini e 1/5 dei millesimi.
BACHECA
Nella bacheca possono essere affisse solamente informazioni di carattere generale (ad esempio relative ad anomalie del funzionamento degli impianti). Non possono essere riportati dati relativi a singoli condomini e «vietati avvisi tipo “il sig. Rossi è pregato di passare in portineria per le quote relative alla riparazione della colonna pluviale” o “si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel cortile”». Non è possibile scrivere targhe delle auto dei singoli condòmini e non si possono notificare agli assenti in assemblea i verbali in bacheca che devono, invece, essere lasciati nella cassetta della posta. Non è possibile neanche indicare in bacheca un inquilino come moroso anche se è possibile comunicarlo nell’assemblea.
GESTIONE TRASPARENTE
Il singolo condòmino può essere a conoscenza di tutte le informazioni relative alla gestione del condominio, degli inadempimenti degli altri condòmini e del conto corrente bancario del condominio che, adesso, è obbligatorio. «A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire informazioni di questo tipo è fuoriluogo». Queste informazioni non possono essere comunicate a estranei e per questo è vietato esporle in spazi condominiali accessibili a terzi come la bacheca all’ingresso.
VIDEOSORVEGLIANZA
Mentre l’assemblea può essere videoregistrata con il consenso dei partecipanti, per il condominio vigono regole più complesse. Per installare una telecamera di videosorveglianza che riprenda esclusivamente le parti comuni (accesso, garage ecc…) è necessario che siano d’accordo la maggioranza degli intervenuti e la metà del valore dell’edificio. Le riprese possono comunque essere conservate per un periodo non superiore alle 24-48 ore, «anche in relazione a specifiche esigenze come la chiusura di esercizi o uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività». Per tempi superiori è necessario attendere l’approvazione del Garante. Se una persona fisica installa un sistema di videosorveglianza per uso personale, come ad esempio un videocitofono, non è necessario segnalare la presenza delle telecamere con un cartello. Restano comunque in vigore le disposizioni in tema di responsabilità civile e sicurezza dei dati.
SITO WEB
L’assemblea può richiedere all’amministratore un sito internet condominiale. Si tratta di un nuovo strumento utile all’amministratore di condominio per fornire informazioni utili ed evitare incomprensioni. A questo possono avere accesso inquilini e condòmini mediante utente e password e possono essere comunicati solamente documenti adottati dalla delibera assembleare come dati contabili, riepilogo di scadenze pagamenti, regolamenti condominiali, numeri utili, preventivi e verbali approvati.
